L’Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation vient modifier un certain nombre d’éléments fixés par l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail.
L’Arrêté du 31 mai 2023 s’applique aussi bien aux organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OF, CFA, Centre de Bilan de compétences et centre de VAE) qu’aux organismes certificateurs qui délivrent le certificat Qualiopi®.
En tant qu’OF ou CFA, vous préparez votre audit initial en tant que nouvel entrant ou vous avez été audité en tant que nouvel entrant pour obtenir votre certification Qualiopi ® :
La définition d’un nouvel entrant est précisée à l’Article 1 de cet Arrêté du 31 mai 2023. En complément, il est essentiel de relever comme modification pour déclencher un audit initial, que pour chaque catégorie d’action concernée, une action doit être préalablement mise en œuvre.
Pour tout organisme audité en audit initial en tant que nouvel entrant, la durée de votre audit de surveillance se verra majorée de 0,50 jour à compter du 1er septembre 2023.
Vous êtes un organisme multi-sites :
Pour les organismes multi-sites, le calcul de l’échantillonnage des sites à l’audit de surveillance se voit modifié : « L’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0.6, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend a minima un site non audité à l’audit précédent »
Ce calcul impacte nécessairement le nombre de jours d’audit et donc votre budget pour cet audit de surveillance.
Dans tous les cas :
Le contenu du bilan pédagogique et financier (BPF) doit à présent être pris en compte par votre organisme certificateur à l’audit de surveillance et à l’audit de renouvellement, en complément de l’audit initial. Cette nouvelle exigence peut impacter votre budget de certification puisque cela implique un changement potentiel du nombre de jours d’audit initialement prévus à votre contrat (fonction du chiffre d’affaires déclaré).
La notion de fausse déclaration fait clairement son apparition. Vous devez être vigilant et vous assurer de l’exactitude des informations fournies à l’organisme certificateur à l’audit initial, à l’audit de surveillance et à l’audit de renouvellement (catégories d’action concernées, nombre de sites si multi-sites, etc.)
Ce nouvel Arrêté apporte des précisions et vient confirmer les bonnes pratiques attendues côté « organisme certificateur » qui valent pour l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement :
« L’échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit ». Le plan d’audit vous permettra d’organiser la visite de l’auditeurt.trice, notamment en mobilisant les bonnes personnes ressources. Mais, l’échantillonnage ou le carottage de dossiers ne vous sera communiqué qu’au démarrage de l’audit (sur site ou à distance).
« L’absence de preuve le jour de l’audit fait l‘objet d’une non-conformité ».
Vous préparez votre audit initial, votre audit de surveillance ou votre audit de surveillance ?
Il est essentiel de vous accorder le temps nécessaire pour, a minima :
(Re)faire le point sur les résultats de votre audit initial ou votre audit de surveillance, afin de vous assurer que les actions sur lesquelles vous vous êtes engagés dans le cas de non-conformités ont bien été mises en œuvre et que leur efficacité a été bien évaluée
Passer en revue l’ensemble des indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) sur lesquels vous serez audité. Pour ce faire, vous pouvez vous référer à l’Article 1 de cet Arrêté du 31 mai 2023 ou attendre l’un de nos prochains articles qui sera spécifiquement dédié à ce sujet.
Dans cette revue, identifier et tenir compte de toute évolution ou changement survenus depuis votre précédent audit dans votre organisation (recrutement, restructuration, nouveau site…), fonctionnement (nouveau logiciel…) et/ou votre offre (nouvelle formation/prestation, nouvelle catégorie d’action…)
Etablir un plan d’action correctif permettant de lever les éventuels écarts que vous constaterez lors de cette revue.
Définir un calendrier précis (rétroplanning) en tenant compte de la date de votre audit de surveillance ou de renouvellement.
Suivre la mise en œuvre de l’ensemble de ces actions correctives que vous aurez retenues.
Faire un bilan afin de vous assurer de la clôture de votre plan d’action.
Vous souhaitez aller plus loin, bénéficier d’un audit à blanc préparatoire ou d’un accompagnement sur-mesure, nous vous invitons à nous contacter !
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